Tulorekisteri uudistaa palkanmaksuun liittyvää viranomaisilmoittamista 1.1.2019 alkaen. Vuodelta 2019 ilmoitetaan ensi kertaa palkkatiedot reaaliajassa ja maksukohtaisesti vielä tänä vuonna olevan kuukausi- ja vuosi-ilmoittamisen sijaan. Tulorekisteriin ilmoitetaan vuoden 2019 alusta alkaen maksettuja palkkoja koskevat tiedot maksukohtaisesti, 5 päivän sisällä palkanmaksupäivästä. Tulorekisterin tarkoittama palkanmaksupäivä on laaja käsite ja se pitää sisällään kaikki palkanmaksuun liittyvät maksutapahtumat, kuten palkkaennakoiden maksun, matkalaskujen maksun ja normaalin palkanmaksun.

Verohallinto, Työttömyysvakuutusrahasto, Kela, työeläkelaitokset ja EK noutavat mm. eläkkeiden ja etuuksien maksuun liittyvät ansiotiedot v. 2019 alkaen suoraan Tulorekisteristä. Näin esimerkiksi etuuksiin liittyvien maksupäätösten tekeminen ja maksu nopeutuvat, kun erillisiä palkkatodistuksia ei jatkossa enää tarvitsisi laatia.

Mikä muuttuu?

Tulorekisterin käsite palkanmaksusta on laaja. Se pitää sisällään mm. rahapalkkojen, luontoisetujen, palkkioiden, työpanokseen perustuvien osinkojen, työkorvausten ja matkakustannusten korvausten maksun.

Tulorekisteriin ilmoitetaan palkanmaksua koskevat tiedot eritellysti, eli tiedot eri tulolajeista yksilöidään ilmoituksilla esimerkiksi aikapalkkaan, bonuspalkkaan ja iltalisään. Tulorekisteri-ilmoituksilla kerrotaan myös ovatko maksetut palkkalajit eri vakuutusmaksujen alaisia suorituksia. Lisäksi ilmoitetaan aina palkasta tehdyt vähennykset, kuten ennakonpidätys, eläkevakuutusmaksun määrä jne. Tulorekisteri-ilmoitukset annetaan aiempia vuosi- ja kuukausi-ilmoituksia yksityiskohtaisempina.

Jatkossa kaikki palkanmaksua koskevat tiedot ilmoitetaan tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksutapahtumakohtaisesti.

Kaikista rahana maksetuista suorituksista tehdään tulorekisteri-ilmoitus viimeistään viidentenä kalenteripäivänä maksupäivän jälkeen. Esimerkki: Yrityksen palkanmaksupäivä on kuukauden viimeinen arkipäivä. Tammikuun 2019 palkanmaksupäivä olisi torstai 31.1.2019. Tulorekisteri-ilmoitus on tehtävä viimeistään tiistaina 5.2.2019.

Muuna kuin rahana annettuja etuja ja suorituksia koskevat tulorekisteri-ilmoitukset annetaan viimeistään edun saamiskuukautta seuraavan kalenterikuukauden viidentenä päivänä. Esimerkki: tulonsaajalle maksetaan pelkästään luontoisetuja. Tammikuussa 2019 nautituista luontoiseduista (puhelinetu, autoetu jne.) on tehtävä tulorekisteri-ilmoitus viimeistään 5.2.2019.

Jos tulonsaajalle maksetaan samalla kertaa sekä rahapalkkaa, että luontoisetuja, ilmoitukset tehdään rahapalkan maksupäivän mukaan.

Osakeyhtiön normaalia osingonjakoa ja osakaslainan koron maksua koskevat ennakonpidätysilmoitukset ilmoitetaan ”vanhaan tapaan”, maksu kuukautta seuraavan kuukauden 12. päivään mennessä OmaVeroon.

Mitä minun tulisi ottaa huomioon, kun tilitoimisto hoitaa yritykseni palkanlaskentaa?
Maksatko palkkaennakoita itse? Jos maksat, huomaa, että tulorekisterin myötä myös palkkaennakosta on toimitettava ennakonpidätys ja maksettava sosiaaliturvamaksu sekä tehtävä tulorekisteri-ilmoitus 5 kalenteripäivän sisällä maksupäivästä. Jos olet maksanut palkkaennakot itse, ja ilmoittanut ne jälkikäteen palkanlaskennan yhteyshenkilölle, keskustele toimintatavan muutoksesta palkanlaskennan yhteyshenkilösi kanssa. Jatkossa palkkaennakot on järkevintä maksaa tilitoimistosta, jolloin palkkaennakosta tehdään tarvittavat vähennykset ja tulorekisteri-ilmoitus määräaikoja noudattaen.

Vippaatko yrityksen tililtä rahaa kuukauden aikana ja ilmoitat koko kuun nostot kerralla palkanlaskennan yhteyshenkilölle? Lasketaanko tekemiesi nostojen perusteella ko. kuukauden palkka? Jatkossa tämä ei ole enää mahdollista, sillä jokainen nosto yrityksen tililtä voidaan tulkita palkanmaksuksi. Kaikista palkanmaksutapahtumista tulee tehdä tulorekisteri-ilmoitus 5 kalenteripäivän sisällä maksupäivästä. Sinun olisi hyvä harkita vaihtoehtoista toimintatapaa.

Maksatko matkalaskuja itse? Jos maksat matkakustannusten korvauksia (kilometrikorvauksia, päivärahoja), huomaa, että myös matkakustannusten korvausten maksusta on jatkossa tehtävä tulorekisteri-ilmoitus 5 kalenteripäivän sisällä maksupäivästä. Jos olet maksanut matkalaskuja itse, keskustele toimintatavan muutoksesta palkanlaskennan yhteyshenkilösi kanssa. Jatkossa myös matkalaskut on järkevintä maksaa tilitoimistosta, jolloin niitä koskevat tarvittavat tulorekisteri-ilmoitukset tehdään määräaikoja noudattaen.

Ilmoitatko palkkatiedot ajoissa tilitoimistolle? Palkkojen laskentaa varten tilitoimisto tarvitsee työaikaa, sillä laskemme kuukaudessa useita satoja palkkoja. Työmme on tarkkaan aikataulutettua. Myöhässä ilmoitettujen palkkatietojen vuoksi venytämme usein työpäivää illasta, jotta kaikki saisivat palkkansa oikeana päivänä maksuun. On tärkeää, että ilmoitat palkkatiedot ajoissa, sillä vain näin varmistamme, että ehdimme hoitaa palkanlaskennan ja tulorekisteri-ilmoittamisen määräaikojen puitteissa. Meille optimaali on ilmoittaa palkkatiedot 5 työpäivää ennen palkanmaksupäivää.

Mitä minun tulee ottaa huomioon, kun hoidan itse yritykseni palkanlaskennan ja palkanmaksun?
– Varmista, että käyttämäsi palkanlaskentaohjelma tukee tulorekisteri-ilmoittamista.
– Tee tarvittavat päivitykset ohjelmaan ennen ensimmäistä palkanmaksua kalenterivuonna 1.1.2019.
– Jos mahdollista testaa tai harjoittele tulorekisteri-ilmoituksen tekoa ohjelmasta.
– Muista tehdä myös vuosi-ilmoitukset v. 2018 maksetuista palkoista.
– Huolehdi, että sinulla on voimassa oleva Suomi.fi -valtuus, jos hoidat vain yrityksesi palkanlaskentaa, etkä ole edustusoikeutettu (=automaattinen Suomi.fi -valtuus).

Askarruttaako Tulorekisteri? Kysy meiltä neuvoa!


Johanna Suutari, KLT, yrittäjä

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.