Monelle työnantajalle näinä päivinä on ajankohtaista kiittää henkilökuntaa kuluneen vuoden työpanoksesta. Päänvaivaa aiheuttaa pohdinta, siitä mikä olisi paras tapa toteuttaa nämä ajatukset. Työntekijöiden muistaminen onkin paitsi kaunis tapa osoittaa arvostusta, myös kirjapidon kannalta sallittua! Muutamia ohjeita on kuitenkin syytä muistaa, jotta yllätyksiltä vältytään.
Alv ja elinkeinoverotus
Lahjoihin liittyvistä hankinnoista ei voi tehdä alv-vähennystä kirjanpidossa. Henkilökunnan lahjakulut ovat kuitenkin kokonaan vähennyskelpoisia kirjanpidossa ja elinkeinoverotuksessa.
Joululahjat ja muut lahjat
Pääsääntöisesti lahja on työntekijälle verovapaa ja työnantajalle vähennyskelpoinen, kun on kysymys tavanomaisesta ja arvoltaan vähäinen. Tällaiseksi lahjaksi verohallinto tulkitsee sellaiset tavarat, pääsyliput ja lahjakortit, joiden arvo on korkeintaan 100 euroa. Mikäli työnantaja jakaa useampia lahjoja vuoden aikana, niiden yhteenlaskettu arvo ei saa ylittää 100 euroa.
Uuden verolainsäädännön mukaan työnantaja voi antaa lahjaksi myös lahjakortin, ilman että siitä muodostuu veronalainen lahja. Työnantajan tulee kuitenkin huomioida, että sama lahjakortti tulee silloin antaa koko henkilökunnalle, sen arvo ei saa ylittää 100 euroa, se on vain lahjansaajan käytettävissä ja työnantaja on rajannut lahjakortin käyttökohteet. Esimerkiksi kauppaketjun yleislahjakortti kaikkeen ketjun valikoimaan ei käy, mutta kosmetologin lahjakortti kasvohoitoon on hyväksyttävä, koska työnantaja on silloin tosiasiassa valinnut lahjan.
Edellä kuvattu yleislahjakortti, jossa lahjansaaja pääsee valitsemaan käyttääkö lahjakortin ravintolapalveluun, ruokaostoksiin vai hotelliyöpymiseen, tulkitaan verotuksessa lahjansaajan elatusmenon pienennykseksi ja olisi sen vuoksi käsiteltävä lahjansaajan palkanveroisena luontoisetuna. Huomionarvoista on myös se, että työntekijän itsensä vapaasti valitsema tavaralahjakin katsotaan verotuksessa palkaksi.
Erilaiset ”joulubonukset” ovat arvostaan riippumatta aina saajalleen palkkaan verrattavissa olevia etuja ja verotettavaa tuloa.
Merkkipäivälahjat
Tilanne kuitenkin muuttuu, kun on kysymys työntekijän merkkipäivälahjasta. Merkkipäivä voi olla esimerkiksi 50- tai 60-vuotissyntymäpäivä tai palvelusvuosiin liittyvä merkkipäivä.
Työnantaja voi merkkipäivänä muistaa työntekijää esinelahjalla tai lahjakortilla. Lahjan arvo on kohtuullinen, jos se ei ylitä arvoltaan työntekijän 2 viikon bruttopalkkaa. Lahja on tällöin saajalle verovapaa etu ja työnantajallekin vähennyskelpoinen meno. Lahjakorttia lahjaksi annettaessa on muistettava, että käyttökohteen tulee olla selkeästi rajattu (esimerkiksi 5 vaihtoehtoon). Tällöin tulkitaan, että työnantaja on osoittanut lahjan, eikä lahjansaaja ole voinut vapaasti valita lahjaa. Mikäli lahjan saa valita vapaasti, sitä ei voida käsitellä verovapaana lahjana.
Rahalahja on myös merkkipäivänä veronalainen palkkaa vastaava suoritus.
Askarruttavatko henkilökuntalahjat? Ota yhteyttä omaan kirjanpitäjääsi Mikkelin Tilitoimistossa ja jaa ongelmasi, ratkaistaan se yhdessä!